附箋を活用！わかりやすく、やる気が出る仕事管理術　

あなたはいつもどんなふうに仕事管理をしていますか？毎日、今日やる仕事など書いて作業している方もいらっしゃると思います。でも、やることを書いたメモが見つからない、手帳にかいてもなんだがぐちゃぐちゃするという方も多いのではないでしょうか？仕事管理は見やすくわかりやすくやることをまとめる事が大切です。

仕事管理の仕方というのは色々あると思うのですが、今回は附箋を使った仕事管理の方法についてお話していこうと思います。これは実際に私がやっていたことですが、周りのみんなにもとても好評でした。デスクワークの方はかなり使えると思います。なかなか仕事管理がうまくいかない、優先順位がつけられないという方にオススメです。

仕事管理への考え方

仕事の優先順位が付けるのがなかなかうまくできない人っていますよね。あなたはどうですか？実は、優先順位がうまくつけられない人というのは、いくつかの原因があると言われています。

例えば

• 仕事量が多すぎて余裕がない
• どれを先にやったらいいのかわからない
• 自分がどれだけの仕事を抱えているかちゃんと把握していない

という事があげられます。

これを見てわかるかと思いますが、そもそも仕事管理が出来ていない、わからないという方が多いのです。仕事管理が出来ていないから、優先順位もつけられないということです。仕事管理が出来ていないとなると、もちろん期日が間に合わないものなど出てきます。

だからこそしっかり管理して優先順位を付けて仕事をこなしたいですよね。その為に何をしたらいいのか？ということです。その対処法をお話します。

優先順位をつけられない場合の対処法

先程あげた3つの原因についての対処方法を1つずつお話していこうと思います。

仕事量が多くて気持ちに余裕がない場合

仕事が多すぎて、気持ちの余裕がなくなっていませんか？あまりにも仕事が多いと、何をどうやっていったらいいのかわからなくなり、パニックになることがあります。こんな時は、まず落ち着きましょう。あれもやらなきゃこれもやらなきゃと思っていると焦るばかりです。

まずは今の仕事量を把握するために手持ちの仕事を書き出してみましょう。書いてみると、どれだけの仕事があるのか目に見えてわかると思います。そこから順番を決めます。まずは納期が早いものを優先しましょう。同じくらいのものがいくつかあるのであれば、量が多い、少ないなどで分類します。

そこから取り組んでいきましょう。また、出来ない時は人に頼むという手もあります。できない分を人に手伝ってもらう事で仕事を減らすことができます。自分のできる仕事量をしっかり把握して、人にお願いするという事も視野にいれましょう。

どれを先にやったらいいのかわからない

「これお願い」「こっちもお願い」と頼まれて、全部急ぎだった場合どれから手をつけたらいいのかわからなくなる場合があります。期日は同じくらいだった場合はどんなふうに決めて行ったらいいのか？という問題が出てくると思います。こんな時は、まず仕事内容の整理をしましょう。

今、どんな仕事があって、いつまでやらなくてはいけないのか？というのを書いておきます。この時、やる仕事の内容をきちんと確認することです。例えば調べものが必要とか、添付を付ける必要があるなどの仕事もあると思います。仕事のボリュームをきちんと分けておくということも大切なことです。

自分がどれだけの仕事を抱えているかちゃんと把握していない

まず、今の仕事を把握することから始めましょう。先程と同じですが、仕事内容を書き出して、期日を調べ、仕事のボリュームを調べます。これをまとめていきます。そうすることで自分の仕事量がどのくらいなのかハッキリすると思います。

仕事管理ができるようになると、どんどん目に見える仕事量に変わりますから、やる気が出てきます。更に附箋を使って仕事管理をすることでもっと仕事量が見えやすくやる気も出てきます。次にどういった方法で附箋を活用していくのかご紹介します。

まずは準備するもの

用意するものはこれらです

用意するものはたったこれだけです。附箋も自分で使いやすい書きやすいものを選ぶことをオススメしたいので、色々なサイズを使ってみるといいと思います。探せば色々な形もあり、例えば動物の形をしたカワイイもの、ノート型タイプ等もあります。自分で使ってみて楽しいなぁと思う物でもOKですよ。

使い方

朝、今日やる仕事を1つ1つ附箋に書き込みましょう。そして、書いたものを張り付けていきましょう。そこから何を先にやったらいいのか決めて行きます。その順番で貼っていきましょう。そして作業開始です。終わったら、そのふせんははがして捨てましょう。

前日の分がある場合は、それを改めて確認します。仕事の追加が来た時点で新しいものを書き加え貼ります。と、たったこれだけです。後は色々と工夫も可能です。工夫例を載せると

• 仕事のボリュームを書き込んでおく
• 期日や頼まれた人を書き込んでおく
• 終わったらどうするのか？も書いておく（電話する・メールする等）
• 期日やボリュームに合わせて附箋や文字の色を変える、

と言った事もできます。こうして分類していき、貼り方も工夫をすればよりわかりやすくなりますよね。私は仕事内容・右上に期日と時間、右下に連絡の有無を書いていました。こうすることで、あ！あれは急ぎの仕事だった等仕事状況が良くわかると思います。

これを元に間に合わない場合などは早めに先方に連絡することもできます。

附箋を使うメリット

• 自分の仕事の管理やしやすくなる
• 書いて貼ることで今の手持ちの仕事の数が一目でわかる
• 書きた方次第ではいつまでに何をやったらいいのかも分かる
• 附箋を貼ったりはがしたりするのが楽しい
• 自分の好きな附箋で仕事管理を楽しくできる
• 終わった仕事内容の書かれた附箋を捨てると仕事が終わった区切りになる
• 他の人から見てもわかりやすい仕事量

最後に、こういった仕事管理は楽しくやる方がいいです。カラフルな附箋、カワイイ形の附箋を選んだりして、毎日の仕事が少しでも楽しめるようにしましょう。