女性だって苦手な人はいます！仕事の電話対応をうまくこなすコツ
社会で働く世の中の男性は、女性であればみんな電話対応が得意だと思っている人が圧倒的に多いです。なんとなく仕事上のながれで押し付けられることも多い電話対応ですが、非常に不得意に思っている女性も多いのではないでしょうか。
顔が見えない会話というのは微妙なニュアンスが伝わりづらいものです。そのニュアンスの違いを聞き分けるのに非常に労力を使いますし、結局この人はどうして欲しいんだろうと、不毛な会話に時間をとられることも多いです。また電話というものは相手の声も意外に聞こえ辛いものですから、何回も聞き返してしまい不快な思いをさせた経験がある、という人も中にはいるでしょう。
これだけなんでもスピーディーにインターネット上でやりとりできる世の中なんだから、電話対応なんてなくなればいいのにと思いますが、なかなかそうもいきません。科学や技術の発展とは別に、人の思想や思考というのは全く発展しないものです。いつまでたっても電話対応は女性の仕事なのです。これからもいやな電話をうけたり、かけたりすることはあるでしょう。
そこで今回は苦手な仕事上の電話対応をうまくこなすコツについてご紹介いたします。
１．相手の言ったことをオウム返しにする
電話対応のコツとして最初にあげられるのが、相づちのコツです。電話での会話というのは普通のフェイストゥフェイスの会話と違い、うなずくという相づちが出来ません。うなずくというのは、『私はあなたの会話をちゃんと聞いていますよ』という意思表示になり、非常に便利なものです。それが使えないというのは、大きな損失です。
電話が苦手な人の多くは、自分の考えがまとまらないまま会話をしてしまい、何も言えなくなってしまったりすることが多いのではないかと思います。オウム返しにしている間の時間ですこし相手にも自分にも落ち着いて考える時間を作るのです。その時間の間に自分の考えがまとまるかどうかというとなかなか厳しいですが、オウム返しにすることで、どの後相手がなにか発言してくれる可能性が高くなります。
そうして相手にたくさんしゃべってもらうことで、相手がどうしてほしいのか迅速に理解できるようになりますし、いっぱいしゃべってもらえば自分の考えもまとまり、ちゃんと喋れるようになるはずです。
2.利き耳で電話にでるようにする
電話対応が苦手な人の多くは、相手が何を言っているのかわからないから苦手だという人ではないでしょうか。上記のように何度も聞き返してしまいだんだんと相手がイライラしてくるのを感じて、怖くなってしまうということもあったはずです。
その原因はもちろん向こうサイドや電波環境にあるので、こちらに非はないのですが、それでもそれに対して唯一できる対抗策として、利き耳を把握するということがあります。
一度右耳で電話を対応してみて、右耳なら相手の声を、言っていることをしっかり聞き分けられているということであれば、利き耳が右だということです。左手で持って右耳にあてるのはなかなか特殊な体勢にはなりますが、それができるだけで電話に苦手意識がなくなるなら楽なものです是非一度試し見てください。
3.声だけでも明るくする
色々な人の前で電話に出るのは緊張しますし、なるべくまわりに聞こえないようにしようと、声も小さく低くなってしまいがちですが、小さい声でもまわりには聞こえてしまいますし、小さい低い声だと相手にも印象が悪いです。
『もうちょっと大きい声でお願いします』などと、相手にいらぬストレスを与えてしまっては自分が損をするだけです。どうせ聞こえてしまうのですから意を決して、普段よりワントーン明るい声で話してみましょう。電話での声は自分が思っているより低く聞こえてしまいがちです。ワントーン明るめにして、ちょうど良いくらいなのです。
4.マナーを学ぶ
簡単にでもいいので、電話対応時のマナーを学んでおけば、いざという時に緊張せずに出れるようになります。緊張しないで平常心で出れた経験を何回か繰り返していけば、いつのまにか苦手意識もなくなっているものです。簡単にマナーを紹介します。
- 社内の人間は敬称略でよぶ
- 相手からかかってきた時は終後もなるべくこちらから切らない
- 逐一メモを取る
- 『はい』『さようでございます』を使い分ける
- クロージング（終話前に名前を名乗る）を忘れない
簡単に紹介してもこれらのマナーがあります。もちろん会社によって独自のルールがあるところはあるでしょうが、少なくともこれらのマナーを徹底するだけで電話対応の質が見違えてきて、自分の中でも『あれ、意外にできる』という感覚を味わうことができるでしょう。
あわてずに、マナーに沿って落ち着いて会話すれば、上手くこなせるはずです。
以上、仕事の電話対応をうまくこなすコツのご紹介でした。
おそらくこれからも電話対応はなくならないでしょう。すこしでも苦手に思ったら、早いうちから電話対応のコツをつかみ、それを苦に思わないようにしておくことで、毎日の仕事がもっと楽しくなるはずです。これらがその手助けになっていれば幸いです。
