仕事ができる女になりたい！今日から始められる３つの秘策

「一生懸命仕事をしているのに終わらない」「また同じミスをしちゃった」「資料作りが面倒」こんな悩みを持ったことはありませんか？

同僚や友達と仕事の愚痴を言い合うのも楽しいですが、１日の大半は仕事なわけですから、仕事が面白いほうがモチベーションも上がるし楽しいと思いませんか？

ここではオフィスワークに携わる女性が楽しくなり、そして周囲に「仕事ができる」と思わせるための簡単な秘策について記載します

やる気があれば良い

仕事ができる人と聞くと、作業が早い、知識がある、ミスがない、成果を出している等が思い浮かびます。そのためにパソコンの資格を取ったり、ビジネス本を何冊も読んだりしている人もいるでしょう。

しかし、それは一朝一夕で身につくものではありません。お金もかからず、難しい知識もいらない、しかもお手軽な方法を３つご紹介します。

秘策１：書類のファイリング方法を工夫する

机の上に雑然と書類があると、何となく気分は重たいし、作業スペースは少ないしで良いことはありません。良い仕事をするために、まずは仕事をする環境作りから始めましょう。

収納は横ではなく縦

仕事の書類を机の上にどんどん横に積み上げていませんか？書類を横に置くと、上からどんどん新しい書類が積み重ねられてしまうので、「さっきの書類どこに行ったかなあ？」と探しては上に載せ・・・の繰り返しになりがちです。

この探している時間は僅か何秒にすぎませんが、１日に何度も繰り返していたら相当の時間ロスになります。これでは仕事の効率が悪いです。

傍目から見ても、いつも書類がどこにあるかを探しているような人に「仕事ができる人」というプラスのイメージは持てません。むしろ「整理整頓ができない人」というマイナスのイメージが強くなります。

お勧めは書類を縦にしまうことです。大きめのボックスファイルを用意して下さい。そこに書類を収納すると、書類を探す時は手を左右に動かすだけですし埋もれることもありませんから、簡単に書類を見つけることができます。

ファイルで分類

ボックスファイルに収納した書類を更に使いやすくするために、次は個別フォルダーを用意しましょう。インデックスの部分には「検印（承認）待ち」「回答待ち」「要対応」等、仕事の手順に沿った名称をつけてあげましょう。

次に、クリアファイルをたくさん用意します。クリアファイル１枚につき１案件としてまとめ、該当する個別フォルダーに収納します。

毎日の仕事は「要対応」に入っているものから処理をしていきます。要対応ファイルがパンパンになるくらい案件が膨れ上がってしまったら、仕事のスピードを速めたり、他のメンバーに手伝ってもらったりして減らすことを意識しましょう。

こうすると自分が今どれだけの仕事を抱えているのか視覚的に分かりますし、整理されることで書類の混在や紛失も防ぐことができます。急なお休みで貴女が不在の時も、他のメンバーが見てすぐ分かってもらえるのでお勧めです。

秘策２：パソコンの機能でレベルアップ

今やパソコンは仕事に欠かせないツールです。１日の殆どの仕事をパソコンに向き合ってやるという方も多いのではないでしょうか？

パソコンの入力時間を短縮するためのテクニックとして、コントロールキーの操作（Ctrl+A=全てを選択等）をマスターしている方もいると思います。

しかし慣れない人・覚えるのに時間がかかる人にとっては、すぐ実践できるものではありません。パソコンの設定を活用して、誰でも時間短縮ができる方法を実践しましょう。

定型文書の加工

よく使う文書、例えば取引先に送るFAXの送り状や、お客様への文書等は当然雛形を使用していることでしょう。しかし、時間効率のために、更なるひと工夫を加えるのがポイントです。

まず日付。Wordの機能で《挿入》→《日付と時刻》で日付の表示形式を選択→《自動的に更新する》で操作は完了。これでファイルを開く度に開いた当日の日付が表示されますので、入力し直す手間が省けます。

次に内容。テンプレートの活用はもう実践していますよね？送り状であれば自分の名前、連絡先、挨拶文等はいちから作らずともテンプレートを作って宛先を都度修正していくだけです。

修正箇所がひと目で分かりますから、宛先は上書きしたけれども送付内容を修正していなかった！なんてうっかりミスも防げます。白黒印刷だったら、フォントの色が赤だろうか黒だろうが印刷してしまえば違いは分かりませんしね。

デザインはクリック１つで

自分で作ったグラフに色を付ける際に、一から色合いを考えていませんか？ああでもないこうでもないと悩みながら作るよりも、もっと簡単な方法があります。

それは、テーマの適用です。テーマとは、ワークシート全体の配色（色）やフォント（文字）や効果（陰影）を組み合わせたもので、「フレッシュ」「みやび」「クール」等多数の種類が用意されています。

適用させるには、WordもExcel共に《ページレイアウト》→《テーマ》グループを開き、《テーマ》を選択します。あらかじめ用意されているテーマを利用するだけではなく、オリジナルのテーマを作ってカスタマイズすることもできます。

図やグラフを見やすくすることは、相手に分かりやすくすることにも繋がりますから、貴女が作成した資料の美しさに好印象を持たせるのは勿論、貴方自身の評価も上がることでしょう。

辞書機能の活用

長い名称や「いつもお世話になっております」等の決まり文句等、入力するのが大変だったり、打つ頻度の高い言葉は辞書機能を使って登録しましょう。

《IMEツールバー》→《単語／用例登録》→《単語登録》を開き、後は文字を入力するだけ。一発変換しにくい自社製品の名前や、住所を登録してみるのも良いでしょう。

また、用例登録もおすすめしたい機能です。単語登録の際に開かれたもう１つのタブです。

例えば仕事で「品質の保証」という単語を入力するとした時、「ホショウ」という漢字は「保証」「保障」「補償」にも変換可能な同音異義語ですから、誤った漢字に変換されてしまうことがあります。

しかし用例登録で係りの部分に品質、関係の部分にの、受けの部分に保証を入力すると、「品質の」という言葉に対応した正しい「保証」が出てくるので、予測変換に頼らず確実に欲しい単語に変換させることができます。

秘策３：上手な優先順位のつけ方

仕事に優先順位をつけられていますか？自分のやりたい仕事、簡単な仕事ばかり先にやって、苦手な仕事ややりたくないものからは目をそらしていませんか？

仕事の優先順位をつける上で、最も上位に来るのは「締め切りが近いもの」です。締め切り厳守は当たり前。むしろ修正する時間を見越して早めに仕上がるよう意識をしてとりかかるべきです。

次に、他人が関っている仕事です。例えば上司のチェックが必要なもの、人からお願いされたもの、貴女からの連絡を待っているものです。

自分が仕事を滞留させてしまうと、一緒に仕事をしている人達だけではなく、他の部署のメンバーやお客様に迷惑をかけてしまうかもしれません。

素早く正確な対応ができることが１番ですが、どうしても無理な場合は進捗状況を報告し、あとどのくらいの時間で出来るのか具体的な目安を伝えましょう。

仕事が「できなかった」「終わらなかった」という結果は同じでも、事前に相談を受けていたものと、予告もなしに締め切りを破られたものでは、対策も変わってきます。

最後は自分の雑用・雑務です。特にメールチェックは朝一番や昼休憩後にチェックするのに止めておき、返信が必要なものはその場で返信しておきましょう。もし至急の用件があれば電話が来るはずですし、メールが多少後回しになっても支障はありません。

仕事ができる女になるために

仕事を全うしようとする責任感は大事ですが、背負い込みすぎてパンクしてしまっては意味がありません。「報告」「連絡」「相談」のホウレンソウは常に意識をしましょう。

難しいことはいりません。当たり前のことを当たり前にこなす、これだけで貴女は「仕事のできる女」になれます。